PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN
(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)
1. A. Pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.
B. Pendekatan sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
C. Upaya persiapan
1. Memendang perusahaan sebagai suatu sistem
Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.
1. Mengenal sistem lingkungan
Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.
1. Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan
Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.
D. Upaya definisi
upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
Upaya definisi mencakup dua langkah:
1. 1. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.
1. 2. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.
Elemen satu = mengevaluasi standar.
Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.
• Standar harus sah
• Standar harus realistis
• Standar harus dimengerti
• Standar harus terukur
Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar
Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.
Elemen tiga = mengevaluasi manajemen
Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.
Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi
Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.
Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input
Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi
Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.
Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output
Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.
E. Upaya pemecahan
1. 1. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
1. 2. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi
Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
1. 3. Memilih solusi terbaik
Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.
1. 4. Menerapkan solusi
Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.
1. 5. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.
F. Menelaah pendekatan sistem
Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.
G. Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :
v Penghindar masalah (problem avoider)
Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
v Pemecah masalah (problem solver)
Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.
v Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :
• Gaya teratur (preceptive style)
Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.
• Gaya menerima (receptive style)
Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :
Gaya sistematis (systematic style)
Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.
Gaya intuitif (intuitive style)
Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas.
Sumber dari buku:
Raymon mcleod
Judul : sistem informasi manajemen
Edisi tujuh jilid dua.
PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN
(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)
1. A. Pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.
Gambar: elemen-elemen dari proses pemecahan masalah
B. Pendekatan sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
C. Upaya persiapan
1. Memendang perusahaan sebagai suatu sistem
Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.
1. Mengenal sistem lingkungan
Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.
1. Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan
Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.
D. Upaya definisi
upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
Upaya definisi mencakup dua langkah:
1. 1. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.
1. 2. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.
Elemen satu = mengevaluasi standar.
Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.
• Standar harus sah
• Standar harus realistis
• Standar harus dimengerti
• Standar harus terukur
Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar
Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.
Elemen tiga = mengevaluasi manajemen
Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.
Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi
Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.
Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input
Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi
Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.
Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output
Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.
E. Upaya pemecahan
1. 1. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
1. 2. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi
Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
1. 3. Memilih solusi terbaik
Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.
1. 4. Menerapkan solusi
Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.
1. 5. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.
F. Menelaah pendekatan sistem
Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.
G. Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :
v Penghindar masalah (problem avoider)
Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
v Pemecah masalah (problem solver)
Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.
v Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :
• Gaya teratur (preceptive style)
Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.
• Gaya menerima (receptive style)
Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :
Gaya sistematis (systematic style)
Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.
Gaya intuitif (intuitive style)
Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas.
Sumber dari buku:
Raymon mcleod
Judul : sistem informasi manajemen
Edisi tujuh jilid dua.
PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN
(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)
1. A. Pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.
Gambar: elemen-elemen dari proses pemecahan masalah
B. Pendekatan sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
C. Upaya persiapan
1. Memendang perusahaan sebagai suatu sistem
Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.
1. Mengenal sistem lingkungan
Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.
1. Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan
Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.
D. Upaya definisi
upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
Upaya definisi mencakup dua langkah:
1. 1. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.
1. 2. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.
Elemen satu = mengevaluasi standar.
Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.
• Standar harus sah
• Standar harus realistis
• Standar harus dimengerti
• Standar harus terukur
Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar
Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.
Elemen tiga = mengevaluasi manajemen
Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.
Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi
Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.
Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input
Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi
Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.
Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output
Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.
E. Upaya pemecahan
1. 1. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
1. 2. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi
Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
1. 3. Memilih solusi terbaik
Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.
1. 4. Menerapkan solusi
Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.
1. 5. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.
F. Menelaah pendekatan sistem
Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.
G. Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :
v Penghindar masalah (problem avoider)
Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
v Pemecah masalah (problem solver)
Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.
v Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :
• Gaya teratur (preceptive style)
Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.
• Gaya menerima (receptive style)
Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :
Gaya sistematis (systematic style)
Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.
Gaya intuitif (intuitive style)
Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas.
Sumber dari buku:
Raymon mcleod
Judul : sistem informasi manajemen
Edisi tujuh jilid dua.
PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN
(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)
1. A. Pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.
Gambar: elemen-elemen dari proses pemecahan masalah
B. Pendekatan sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
C. Upaya persiapan
1. Memendang perusahaan sebagai suatu sistem
Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.
1. Mengenal sistem lingkungan
Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.
1. Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan
Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.
D. Upaya definisi
upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
Upaya definisi mencakup dua langkah:
1. 1. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.
1. 2. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.
Elemen satu = mengevaluasi standar.
Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.
• Standar harus sah
• Standar harus realistis
• Standar harus dimengerti
• Standar harus terukur
Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar
Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.
Elemen tiga = mengevaluasi manajemen
Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.
Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi
Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.
Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input
Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi
Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.
Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output
Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.
E. Upaya pemecahan
1. 1. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
1. 2. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi
Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
1. 3. Memilih solusi terbaik
Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.
1. 4. Menerapkan solusi
Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.
1. 5. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.
F. Menelaah pendekatan sistem
Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.
G. Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :
v Penghindar masalah (problem avoider)
Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
v Pemecah masalah (problem solver)
Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.
v Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :
• Gaya teratur (preceptive style)
Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.
• Gaya menerima (receptive style)
Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :
Gaya sistematis (systematic style)
Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.
Gaya intuitif (intuitive style)
Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas.
Sumber dari buku:
Raymon mcleod
Judul : sistem informasi manajemen
Edisi tujuh jilid dua.
PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN
(SISTEM INFORMASI MANAJEMEN)
1. A. Pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.
Gambar: elemen-elemen dari proses pemecahan masalah
B. Pendekatan sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.
Langkah-langkahnya adalah sbb:
1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.
C. Upaya persiapan
1. Memendang perusahaan sebagai suatu sistem
Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.
1. Mengenal sistem lingkungan
Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.
1. Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan
Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.
D. Upaya definisi
upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).
Upaya definisi mencakup dua langkah:
1. 1. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.
1. 2. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.
Elemen satu = mengevaluasi standar.
Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.
• Standar harus sah
• Standar harus realistis
• Standar harus dimengerti
• Standar harus terukur
Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar
Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.
Elemen tiga = mengevaluasi manajemen
Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.
Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi
Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.
Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input
Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi
Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.
Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output
Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.
E. Upaya pemecahan
1. 1. Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.
1. 2. Mengevaluasi berbagai alternatif solusi
Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.
1. 3. Memilih solusi terbaik
Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.
1. 4. Menerapkan solusi
Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.
1. 5. Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.
F. Menelaah pendekatan sistem
Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.
G. Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah
Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :
v Penghindar masalah (problem avoider)
Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
v Pemecah masalah (problem solver)
Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.
v Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi
Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :
• Gaya teratur (preceptive style)
Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.
• Gaya menerima (receptive style)
Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi
Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :
Gaya sistematis (systematic style)
Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.
Gaya intuitif (intuitive style)
Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas.
diposting dari googel
Jumat, 15 Oktober 2010
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Definisi Model : penyederhanaan dari suatu objek.
Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.
JENIS-JENIS MODEL :
1. Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
2. Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
3. Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
4. Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
KEGUNAAN MODEL :
1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
“MODEL SISTEM UMUM”
1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus sumber daya fisik yang mengalir :
1. Arus material.
2. Arus personil.
3. Arus mesin.
4. Arus uang.
Informasi Informasi
Sistem Fisik Perusahaan sebagai system yang terkendali
2. Sistem Konseptual,
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a. Sistem Lingkaran Terbuka.
b. Sistem Lingkaran Tertutup.
Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem.
Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
DIMENSI – DIMENSI INFORMASI
Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :
1. Relevansi.
2. Akurasi.
3. Ketepatan waktu.
4. Kelengkapan.
Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual.
“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).
Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :
1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :
1. Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.
Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Standar kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi
Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan
Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.
Model Sistem Umum Perusahaan
PENDEKATAN SISTEM
Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.
Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).
TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
1. Usaha Persiapan
o Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
o Mengenal sistem lingkungan.
o Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
2. Usaha Definisi
o Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
o Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
1. Mengevaluasi standar.
2. Membandingkan output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pemroses informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses.
7.Mengevaluasi sumber daya output.
3. Usaha Persiapan
o Pertimbangan alternatif yang layak.
o Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
o Memilih solusi terbaik.
o Menerapkan solusi.
o Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :
1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
diposting dari: googel
Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.
JENIS-JENIS MODEL :
1. Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
2. Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
3. Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
4. Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
KEGUNAAN MODEL :
1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
“MODEL SISTEM UMUM”
1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus sumber daya fisik yang mengalir :
1. Arus material.
2. Arus personil.
3. Arus mesin.
4. Arus uang.
Informasi Informasi
Sistem Fisik Perusahaan sebagai system yang terkendali
2. Sistem Konseptual,
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a. Sistem Lingkaran Terbuka.
b. Sistem Lingkaran Tertutup.
Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem.
Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
DIMENSI – DIMENSI INFORMASI
Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :
1. Relevansi.
2. Akurasi.
3. Ketepatan waktu.
4. Kelengkapan.
Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual.
“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).
Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :
1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :
1. Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.
Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Standar kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi
Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan
Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.
Model Sistem Umum Perusahaan
PENDEKATAN SISTEM
Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.
Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan kendala).
TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM
1. Usaha Persiapan
o Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
o Mengenal sistem lingkungan.
o Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
2. Usaha Definisi
o Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
o Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
1. Mengevaluasi standar.
2. Membandingkan output dengan standar.
3. Mengevaluasi manajemen.
4. Mengevaluasi pemroses informasi.
5. Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi proses.
7.Mengevaluasi sumber daya output.
3. Usaha Persiapan
o Pertimbangan alternatif yang layak.
o Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
o Memilih solusi terbaik.
o Menerapkan solusi.
o Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :
1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker)) :
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b. Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
3.Menggunakan informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
diposting dari: googel
Sabtu, 09 Oktober 2010
SISTEM PAKAR
Secara umum, sistem pakar adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke komputer yang dirancang untuk memodelkan kemampuan menyelesaikan masalah seperti layaknya seorang pakar. Dengan sistem pakar ini, orang awam pun dapat menyelesaikan masalahnya atau hanya sekedar mencari suatu informasi berkualitas yang sebenarnya hanya dapat diperoleh dengan bantuan para ahli di bidangnya. Sistem pakar ini juga akan dapat membantu aktivitas para pakar sebagai asisten yang berpengalaman dan mempunyai asisten yang berpengalaman dan mempunyai pengetahuan yang dibutuhkan. Dalam penyusunannya, sistem pakar mengkombinasikan kaidah-kaidah penarikan kesimpulan (inference rules) dengan basis pengetahuan tertentu yang diberikan oleh satu atau lebih pakar dalam bidang tertentu. Kombinasi dari kedua hal tersebut disimpan dalam komputer, yang selanjutnya digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk penyelesaian masalah tertentu.
Ciri-Ciri Sistem Pakar
Sistem pakar yang baik harus memenuhi ciri-ciri sebagai berikut :
• Memiliki informasi yang handal.
• Mudah dimodifikasi.
• Dapat digunakan dalam berbagai jenis komputer.
• Memiliki kemampuan untuk belajar beradaptasi.
Keuntungan Sistem Pakar
Secara garis besar, banyak manfaat yang dapat diambil dengan adanya sistem pakar, antara lain :
1. Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli.
2. Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis.
3. Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.
4. Meningkatkan output dan produktivitas.
5. Meningkatkan kualitas.
6. Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang termasuk keahlian langka).
7. Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya.
8. Memiliki kemampuan untuk mengakses pengetahuan.
9. Memiliki reabilitas.
10. Meningkatkan kapabilitas sistem komputer.
11. Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung ketidakpastian.
12. Sebagai media pelengkap dalam pelatihan.
13. Meningkatkan kapabilitas dalam penyelesaian masalah.
14. Menghemat waktu dalam pengambilan keputusan
.
Kelemahan Sistem Pakar
Di samping memiliki beberapa keuntungan, sistem pakar juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain :
1. Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat mahal.
2. Sulit dikembangkan. Hal ini tentu saja erat kaitannya dengan ketersediaan pakar di bidangnya.
3. Sistem Pakar tidak 100% bernilai benar.
Alasan Pengembangan Sistem Pakar
Sistem pakar sendiri dikembangkan lebih lanjut dengan alasan :
• Dapat menyediakan kepakaran setiap waktu dan di berbagai lokasi.
• Secara otomatis mengerjakan tugas-tugas rutin yang membutuhkan seorang pakar.
• Seorang pakar akan pensiun atau pergi.
• Seorang pakar adalah mahal.
• Kepakaran dibutuhkan juga pada lingkungan yang tidak bersahabat.
Modul Penyusun Sistem Pakar
Menurut Staugaard (1987) suatu sistem pakar disusun oleh tiga modul utama yaitu :
1. Modul Penerimaan Pengetahuan (Knowledge Acquisition Mode) Sistem berada pada modul ini, pada saat ia menerima pengetahuan dari pakar. Proses mengumpulkan pengetahuan-pengetahuan yang akan digunakan untuk pengembangan sistem, dilakukan dengan bantuan knowledge engineer. Peran knowledge engineer adalah sebagai penghubung antara suatu sistem pakar dengan pakarnya.
2. Modul Konsultasi (Consultation Mode)
Pada saat sistem berada pada posisi memberikan jawaban atas permasalahan yang diajukan oleh user, sistem pakar berada dalam modul konsultasi. Pada modul ini, user berinteraksi dengan sistem dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh sistem.
3. Modul Penjelasan (Explanation Mode)
Modul ini menjelaskan proses pengambilan keputusan oleh system (bagaimana suatu keputusan dapat diperoleh).
Struktur Sistem Pakar
Komponen utama pada struktur sistem pakar menurut Hu et al (1987) meliputi:
1. Basis Pengetahuan (Knowledge Base)
Basis pengetahuan merupakan inti dari suatu sistem pakar, yaitu berupa representasi pengetahuan dari pakar. Basis pengetahuan tersusun atas fakta dan kaidah. Fakta adalah informasi tentang objek, peristiwa, atau situasi. Kaidah adalah cara untuk membangkitkan suatu fakta baru dari fakta yang sudah diketahui.
2. Mesin Inferensi (Inference Engine)
Mesin inferensi berperan sebagai otak dari sistem pakar. Mesin inferensi berfungsi untuk memandu proses penalaran terhadap suatu kondisi, berdasarkan pada basis pengetahuan yang tersedia. Di dalam mesin inferensi terjadi proses untuk memanipulasi dan mengarahkan kaidah, model, dan fakta yang disimpan dalam basis pengetahuan dalam rangka mencapai solusi atau kesimpulan. Dalam prosesnya, mesin inferensi menggunakan strategi penalaran dan strategi pengendalian. Strategi penalaran terdiri dari strategi penalaran pasti (Exact Reasoning) dan strategi penalaran tak pasti (Inexact Reasoning). Exact reasoning akan dilakukan jika semua data yang dibutuhkan untuk menarik suatu kesimpulan tersedia, sedangkan inexact reasoning dilakukan pada keadaan sebaliknya.Strategi pengendalian berfungsi sebagai panduan arah dalam melakukan prose penalaran. Terdapat tiga tehnik pengendalian yang sering digunakan, yaitu forward chaining, backward chaining, dan gabungan dari kedua teknik pengendalian tersebut.
3. Basis Data (Data Base)
Basis data terdiri atas semua fakta yang diperlukan, dimana fakta fakta tersebut digunakan untuk memenuhi kondisi dari kaidah-kaidah dalam sistem. Basis data menyimpan semua fakta, baik fakta awal pada saat sistem mulai beroperasi, maupun fakta-fakta yang diperoleh pada saat proses penarikan kesimpulan sedang dilaksanakan. Basis data digunakan untuk menyimpan data hasil observasi dan data lain yang dibutuhkan selama pemrosesan.
4. Antarmuka Pemakai (User Interface)
Fasilitas ini digunakan sebagai perantara komunikasi antara pemakai.dengan komputer.
Teknik Representasi Pengetahuan
Representasi pengetahuan adalah suatu teknik untuk merepresentasikan basis pengetahuan yang diperoleh ke dalam suatu skema/diagram tertentu sehingga dapat diketahui relasi/keterhubungan antara suatu data dengan data yang lain. Teknik ini membantu knowledge engineer dalam memahami struktur pengetahuan yang akan dibuat sistem pakarnya. Terdapat beberapa teknik representasi pengetahuan yang biasa digunakan dalam pengembangan suatu sistem pakar, yaitu
a. Rule-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan dalam suatu bentuk fakta (facts) dan aturan (rules). Bentuk representasi ini terdiri atas premise dan kesimpulan.
b. Frame-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan dalam suatu bentuk hirarki atau jaringan frame.
c. Object-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan sebagai jaringan dari obyek-obyek. Obyek adalah elemen data yang terdiri dari data dan metoda (proses).
d. Case-Base Reasoning
Pengetahuan direpresentasikan dalam bentuk kesimpulan kasus (cases).
Inferencing dengan Rule : Forward dan Backward Chaining
Inferensi dengan rules merupakan implementasi dari modus ponen, yang direfleksikan dalam mekanisme search (pencarian). Dapat pula mengecek semua rule pada knowledge base dalam arah forward maupun backward. Proses pencarian berlanjut sampai tidak ada rule yang dapat digunakan atau sampai sebuah tujuan (goal) tercapai. Ada dua metode inferencing dengan rules, yaitu forward chaining atau data-driven dan backward chaining atau goal-driven.
a. Backward chaining
• Menggunakan pendekatan goal-driven, dimulai dari ekspektasi apa yang diinginkan terjadi (hipotesis), kemudian mengecek pada sebab-sebab yang mendukung (ataupun kontradiktif) dari ekspektasi tersebut.
• Jika suatu aplikasi menghasilkan tree yang sempit dan cukup dalam, maka gunakan backward chaining.
b. Forward chaining
• Forward chaining merupakan grup dari multiple inferensi yang melakukan pencarian dari suatu masalah kepada solusinya.
• Jika klausa premis sesuai dengan situasi (bernilai TRUE), maka proses akan meng-assert konklusi.
• Forward chaining adalah data-driven karena inferensi dimulai dengan informasi yang tersedia dan baru konklusi diperoleh.
• Jika suatu aplikasi menghasilkan tree yang lebar dan tidak dalam, maka gunakan forward chaining.
Konsep Dasar Sistem Pakar” mencakup beberapa persoalan mendasar, antara lain siapa yang disebut pakar, apa yang dimaksud dengan keahlian, bagaimana keahlian dapat ditransfer, dan bagaimana sistem bekerja.
Pakar adalah orang yang memiliki pengetahuan, penilaian, pengalaman, metode khusus, serta kemampuan untuk menerapkan bakat ini dalam memberi nasihat dan memecahkan masalah. Pakar biasa memiliki beberapa konsep umum. Pertama, harus mampu memecahkan persoalan dan mencapai tingkat performa yang secara signifikan ebih baik dari orang kebanyakan. Kedua, pakar adalah relatif. Pakar pada satu waktu atau satu wilayah mungkin tidak menjadi pakar di waktu atau wilayah lain. Misalnya, mahasiswa kedokteran mungkin disebut pakar dalam penyakit dibanding petugas administrasi, tetapi bukan pakar di rumah sakit terkemuka.
Biasanya pakar manusia mampu melakukan hal berikut : Mengenali dan merumuskan persoalan, Memecahkan persoalan dengan cepat dan tepat, Menjelaskan solusi tersebut, Belajar dari pengalaman, Menyusun ulang pengetahuan, Membagi-bagi aturan jika diperlukan, Menetapkan relevansi Keahlian adalah pengetahuan ekstensif yang spesifik terhadap tugas yang dimiliki pakar.
Sistem pakar (Expert System / ES) adalah sistem yang digunakan untuk menggantikan peranan seorang pakar dalam memberi konsultasi kepada pimpinan dalam organisasi. Pimpinan organisasi biasa mempekerjakan staff ahli yang memiliki ke-pakar-an dalam bidang tertentu, misalnya dalam bidang keuangan, bidang pemasaran, bidang kesehatan, bidang mesin produksi, dan sebagainya. Ketika pakar sulit diperoleh karena jumlahnya sedikit atau terlalu sibuk dengan pekerjaan lain, maka diperlukan suatu sistem pakar untuk menggantikan peranan-nya dalam organisasi.
Ketika suatu sistem pakar akan dibangun, maka seorang pengembang software (software developer) bekerja bersama dengan seorang pakar, pengembang ini akan melakukan serangkaian tanya-jawab (knowledge acquisition) untuk mengumpulkan dasar-dasar pengetahuan (knowledge base) sang pakar. Dasar-dasar pengetahuan ini kemudian dialihkan menjadi basis-pengetahuan sistem pakar dalam bentuk fakta dan aturan. Kemudian pengembang membangun suatu mesin inferensi (inference engine) yang merupakan pembuat keputusan dalam sistem pakar, mengumpulkan informasi dari user melalui tanya jawab, dan membandingkan informasi ini dengan basis-pengetahuan, kemudian memutuskan apa yang harus di-informasikan ke pengguna berdasarkan data/informasi yang diberikannya.
Model Sistem Pakar
Ketika seorang pengguna memerlukan informasi dari sistem pakar, maka mesin inferensi akan mengajukan serangkaian pertanyaan yang harus dijawab oleh pengguna melalui suatu user-interface (antarmuka pengguna). Jawaban yang dikumpulkan oleh mesin inferensi kemudian dipakai untuk menemukan informasi dari basis-pengetahuan, informasi ini kemudian diteruskan ke pengguna. Apabila pengguna ingin mengetahui lebih rinci tentang informasi yang diperolehnya maka dapat melakukan klarifikasi melalui fasilitas penjelas (explanation facility).
Contoh dialog sistem pakar dengan penggunanya adalah sebagai berikut:
Sistem : Halo, saya pakar buah, silahkan jawab pertanyaan saya, ya atau tidak.
Sistem : Apakah warnanya hijau?
User : Tidak
Sistem : Apakah warnanya ungu kemerahan?
User : Ya
Sistem : Apakah batangnya merambat?
User : Ya
Sistem : Apakah bentuknya bulat kecil?
User : Ya
Sistem : Buah yang anda maksud adalah ANGGUR
Agar tanya jawab ini bisa berlangsung dengan baik maka sistem pakar ini harus memiliki basis-pengetahuan sebagai berikut:
Apel : – warna kuning atau merah
- batangnya adalah pohon
- bentuknya bulat sedang
Anggur : – warna ungu kemerahan
- batangnya merambat
- bentuknya bulat kecil
Jeruk : – warna oranye
- batangnya adalah pohon
- bentuknya bulat sedang
Ketika Sistem melakukan tanya jawab dengan User maka jawaban Ya akan dijadikan basis untuk memeriksa knowledge-base, misalnya pada contoh diatas data masukan adalah (ungu kemerahan, merambat, bulat kecil) dan data ini cocok dengan karakteristik dari Anggur, maka jawaban dari sistem adalah: ANGGUR.
diposting dari : googel
Ciri-Ciri Sistem Pakar
Sistem pakar yang baik harus memenuhi ciri-ciri sebagai berikut :
• Memiliki informasi yang handal.
• Mudah dimodifikasi.
• Dapat digunakan dalam berbagai jenis komputer.
• Memiliki kemampuan untuk belajar beradaptasi.
Keuntungan Sistem Pakar
Secara garis besar, banyak manfaat yang dapat diambil dengan adanya sistem pakar, antara lain :
1. Memungkinkan orang awam bisa mengerjakan pekerjaan para ahli.
2. Bisa melakukan proses secara berulang secara otomatis.
3. Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.
4. Meningkatkan output dan produktivitas.
5. Meningkatkan kualitas.
6. Mampu mengambil dan melestarikan keahlian para pakar (terutama yang termasuk keahlian langka).
7. Mampu beroperasi dalam lingkungan yang berbahaya.
8. Memiliki kemampuan untuk mengakses pengetahuan.
9. Memiliki reabilitas.
10. Meningkatkan kapabilitas sistem komputer.
11. Memiliki kemampuan untuk bekerja dengan informasi yang tidak lengkap dan mengandung ketidakpastian.
12. Sebagai media pelengkap dalam pelatihan.
13. Meningkatkan kapabilitas dalam penyelesaian masalah.
14. Menghemat waktu dalam pengambilan keputusan
.
Kelemahan Sistem Pakar
Di samping memiliki beberapa keuntungan, sistem pakar juga memiliki beberapa kelemahan, antara lain :
1. Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat mahal.
2. Sulit dikembangkan. Hal ini tentu saja erat kaitannya dengan ketersediaan pakar di bidangnya.
3. Sistem Pakar tidak 100% bernilai benar.
Alasan Pengembangan Sistem Pakar
Sistem pakar sendiri dikembangkan lebih lanjut dengan alasan :
• Dapat menyediakan kepakaran setiap waktu dan di berbagai lokasi.
• Secara otomatis mengerjakan tugas-tugas rutin yang membutuhkan seorang pakar.
• Seorang pakar akan pensiun atau pergi.
• Seorang pakar adalah mahal.
• Kepakaran dibutuhkan juga pada lingkungan yang tidak bersahabat.
Modul Penyusun Sistem Pakar
Menurut Staugaard (1987) suatu sistem pakar disusun oleh tiga modul utama yaitu :
1. Modul Penerimaan Pengetahuan (Knowledge Acquisition Mode) Sistem berada pada modul ini, pada saat ia menerima pengetahuan dari pakar. Proses mengumpulkan pengetahuan-pengetahuan yang akan digunakan untuk pengembangan sistem, dilakukan dengan bantuan knowledge engineer. Peran knowledge engineer adalah sebagai penghubung antara suatu sistem pakar dengan pakarnya.
2. Modul Konsultasi (Consultation Mode)
Pada saat sistem berada pada posisi memberikan jawaban atas permasalahan yang diajukan oleh user, sistem pakar berada dalam modul konsultasi. Pada modul ini, user berinteraksi dengan sistem dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh sistem.
3. Modul Penjelasan (Explanation Mode)
Modul ini menjelaskan proses pengambilan keputusan oleh system (bagaimana suatu keputusan dapat diperoleh).
Struktur Sistem Pakar
Komponen utama pada struktur sistem pakar menurut Hu et al (1987) meliputi:
1. Basis Pengetahuan (Knowledge Base)
Basis pengetahuan merupakan inti dari suatu sistem pakar, yaitu berupa representasi pengetahuan dari pakar. Basis pengetahuan tersusun atas fakta dan kaidah. Fakta adalah informasi tentang objek, peristiwa, atau situasi. Kaidah adalah cara untuk membangkitkan suatu fakta baru dari fakta yang sudah diketahui.
2. Mesin Inferensi (Inference Engine)
Mesin inferensi berperan sebagai otak dari sistem pakar. Mesin inferensi berfungsi untuk memandu proses penalaran terhadap suatu kondisi, berdasarkan pada basis pengetahuan yang tersedia. Di dalam mesin inferensi terjadi proses untuk memanipulasi dan mengarahkan kaidah, model, dan fakta yang disimpan dalam basis pengetahuan dalam rangka mencapai solusi atau kesimpulan. Dalam prosesnya, mesin inferensi menggunakan strategi penalaran dan strategi pengendalian. Strategi penalaran terdiri dari strategi penalaran pasti (Exact Reasoning) dan strategi penalaran tak pasti (Inexact Reasoning). Exact reasoning akan dilakukan jika semua data yang dibutuhkan untuk menarik suatu kesimpulan tersedia, sedangkan inexact reasoning dilakukan pada keadaan sebaliknya.Strategi pengendalian berfungsi sebagai panduan arah dalam melakukan prose penalaran. Terdapat tiga tehnik pengendalian yang sering digunakan, yaitu forward chaining, backward chaining, dan gabungan dari kedua teknik pengendalian tersebut.
3. Basis Data (Data Base)
Basis data terdiri atas semua fakta yang diperlukan, dimana fakta fakta tersebut digunakan untuk memenuhi kondisi dari kaidah-kaidah dalam sistem. Basis data menyimpan semua fakta, baik fakta awal pada saat sistem mulai beroperasi, maupun fakta-fakta yang diperoleh pada saat proses penarikan kesimpulan sedang dilaksanakan. Basis data digunakan untuk menyimpan data hasil observasi dan data lain yang dibutuhkan selama pemrosesan.
4. Antarmuka Pemakai (User Interface)
Fasilitas ini digunakan sebagai perantara komunikasi antara pemakai.dengan komputer.
Teknik Representasi Pengetahuan
Representasi pengetahuan adalah suatu teknik untuk merepresentasikan basis pengetahuan yang diperoleh ke dalam suatu skema/diagram tertentu sehingga dapat diketahui relasi/keterhubungan antara suatu data dengan data yang lain. Teknik ini membantu knowledge engineer dalam memahami struktur pengetahuan yang akan dibuat sistem pakarnya. Terdapat beberapa teknik representasi pengetahuan yang biasa digunakan dalam pengembangan suatu sistem pakar, yaitu
a. Rule-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan dalam suatu bentuk fakta (facts) dan aturan (rules). Bentuk representasi ini terdiri atas premise dan kesimpulan.
b. Frame-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan dalam suatu bentuk hirarki atau jaringan frame.
c. Object-Based Knowledge
Pengetahuan direpresentasikan sebagai jaringan dari obyek-obyek. Obyek adalah elemen data yang terdiri dari data dan metoda (proses).
d. Case-Base Reasoning
Pengetahuan direpresentasikan dalam bentuk kesimpulan kasus (cases).
Inferencing dengan Rule : Forward dan Backward Chaining
Inferensi dengan rules merupakan implementasi dari modus ponen, yang direfleksikan dalam mekanisme search (pencarian). Dapat pula mengecek semua rule pada knowledge base dalam arah forward maupun backward. Proses pencarian berlanjut sampai tidak ada rule yang dapat digunakan atau sampai sebuah tujuan (goal) tercapai. Ada dua metode inferencing dengan rules, yaitu forward chaining atau data-driven dan backward chaining atau goal-driven.
a. Backward chaining
• Menggunakan pendekatan goal-driven, dimulai dari ekspektasi apa yang diinginkan terjadi (hipotesis), kemudian mengecek pada sebab-sebab yang mendukung (ataupun kontradiktif) dari ekspektasi tersebut.
• Jika suatu aplikasi menghasilkan tree yang sempit dan cukup dalam, maka gunakan backward chaining.
b. Forward chaining
• Forward chaining merupakan grup dari multiple inferensi yang melakukan pencarian dari suatu masalah kepada solusinya.
• Jika klausa premis sesuai dengan situasi (bernilai TRUE), maka proses akan meng-assert konklusi.
• Forward chaining adalah data-driven karena inferensi dimulai dengan informasi yang tersedia dan baru konklusi diperoleh.
• Jika suatu aplikasi menghasilkan tree yang lebar dan tidak dalam, maka gunakan forward chaining.
Konsep Dasar Sistem Pakar” mencakup beberapa persoalan mendasar, antara lain siapa yang disebut pakar, apa yang dimaksud dengan keahlian, bagaimana keahlian dapat ditransfer, dan bagaimana sistem bekerja.
Pakar adalah orang yang memiliki pengetahuan, penilaian, pengalaman, metode khusus, serta kemampuan untuk menerapkan bakat ini dalam memberi nasihat dan memecahkan masalah. Pakar biasa memiliki beberapa konsep umum. Pertama, harus mampu memecahkan persoalan dan mencapai tingkat performa yang secara signifikan ebih baik dari orang kebanyakan. Kedua, pakar adalah relatif. Pakar pada satu waktu atau satu wilayah mungkin tidak menjadi pakar di waktu atau wilayah lain. Misalnya, mahasiswa kedokteran mungkin disebut pakar dalam penyakit dibanding petugas administrasi, tetapi bukan pakar di rumah sakit terkemuka.
Biasanya pakar manusia mampu melakukan hal berikut : Mengenali dan merumuskan persoalan, Memecahkan persoalan dengan cepat dan tepat, Menjelaskan solusi tersebut, Belajar dari pengalaman, Menyusun ulang pengetahuan, Membagi-bagi aturan jika diperlukan, Menetapkan relevansi Keahlian adalah pengetahuan ekstensif yang spesifik terhadap tugas yang dimiliki pakar.
Sistem pakar (Expert System / ES) adalah sistem yang digunakan untuk menggantikan peranan seorang pakar dalam memberi konsultasi kepada pimpinan dalam organisasi. Pimpinan organisasi biasa mempekerjakan staff ahli yang memiliki ke-pakar-an dalam bidang tertentu, misalnya dalam bidang keuangan, bidang pemasaran, bidang kesehatan, bidang mesin produksi, dan sebagainya. Ketika pakar sulit diperoleh karena jumlahnya sedikit atau terlalu sibuk dengan pekerjaan lain, maka diperlukan suatu sistem pakar untuk menggantikan peranan-nya dalam organisasi.
Ketika suatu sistem pakar akan dibangun, maka seorang pengembang software (software developer) bekerja bersama dengan seorang pakar, pengembang ini akan melakukan serangkaian tanya-jawab (knowledge acquisition) untuk mengumpulkan dasar-dasar pengetahuan (knowledge base) sang pakar. Dasar-dasar pengetahuan ini kemudian dialihkan menjadi basis-pengetahuan sistem pakar dalam bentuk fakta dan aturan. Kemudian pengembang membangun suatu mesin inferensi (inference engine) yang merupakan pembuat keputusan dalam sistem pakar, mengumpulkan informasi dari user melalui tanya jawab, dan membandingkan informasi ini dengan basis-pengetahuan, kemudian memutuskan apa yang harus di-informasikan ke pengguna berdasarkan data/informasi yang diberikannya.
Model Sistem Pakar
Ketika seorang pengguna memerlukan informasi dari sistem pakar, maka mesin inferensi akan mengajukan serangkaian pertanyaan yang harus dijawab oleh pengguna melalui suatu user-interface (antarmuka pengguna). Jawaban yang dikumpulkan oleh mesin inferensi kemudian dipakai untuk menemukan informasi dari basis-pengetahuan, informasi ini kemudian diteruskan ke pengguna. Apabila pengguna ingin mengetahui lebih rinci tentang informasi yang diperolehnya maka dapat melakukan klarifikasi melalui fasilitas penjelas (explanation facility).
Contoh dialog sistem pakar dengan penggunanya adalah sebagai berikut:
Sistem : Halo, saya pakar buah, silahkan jawab pertanyaan saya, ya atau tidak.
Sistem : Apakah warnanya hijau?
User : Tidak
Sistem : Apakah warnanya ungu kemerahan?
User : Ya
Sistem : Apakah batangnya merambat?
User : Ya
Sistem : Apakah bentuknya bulat kecil?
User : Ya
Sistem : Buah yang anda maksud adalah ANGGUR
Agar tanya jawab ini bisa berlangsung dengan baik maka sistem pakar ini harus memiliki basis-pengetahuan sebagai berikut:
Apel : – warna kuning atau merah
- batangnya adalah pohon
- bentuknya bulat sedang
Anggur : – warna ungu kemerahan
- batangnya merambat
- bentuknya bulat kecil
Jeruk : – warna oranye
- batangnya adalah pohon
- bentuknya bulat sedang
Ketika Sistem melakukan tanya jawab dengan User maka jawaban Ya akan dijadikan basis untuk memeriksa knowledge-base, misalnya pada contoh diatas data masukan adalah (ungu kemerahan, merambat, bulat kecil) dan data ini cocok dengan karakteristik dari Anggur, maka jawaban dari sistem adalah: ANGGUR.
diposting dari : googel
System penunjang kebutuhan (spk)
Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :
•
Manusia
•
Material
•
Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
•
Uang
Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer
adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan
secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
•
Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat
segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
•
Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
•
Sumberdaya harus selalu diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh
informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat,
disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :
Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
•
Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
•
Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
•
Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit
television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
•
Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
•
Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.
Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
Trend Manajemen Data
Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen
•File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu
untuk beberapa aplikasi untuk corporate data files (diperlukan
database sistems)
Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.
Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data
•Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan
secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Ditinjau dari Segi Asal Data
•Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari
Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .
Ditinjau dari Segi Jenis Data
•Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga
menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau
expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital.
Computer Networks
Computer Networks
Gambar 1.2. Model Jaringan Komputer
Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi
Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka
penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information
and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari
•Konsep jaringan setempat (Local Area Network - LAN) kea rah Jaringan
yang sangat luas (Wide Area Network - WAN). Dengan demikian
aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.
Gambar 1.3. Model Sistem Jaringan Global (WAN)
•
Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).
Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung
•Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan
peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer /
microprocessor(computer-based equipment)
Gambar 1.4. Komputer dan peripheralnya
2.
PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI
Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen
(SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer
memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
•
Manajer
•
Non-manajer
•Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.
Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen,
yaitu :
•
Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
•
Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
•
Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu :
•
Manusia
•
Material
•
Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
•
Uang
Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer
adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan
secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
•
Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat
segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
•
Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
•
Sumberdaya harus selalu diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh
informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat,
disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :
Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
•
Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
•
Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
•
Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit
television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
•
Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
•
Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.
Peningkatan kemampuan komputer, Manajemen Data dan Komunikasi :
Trend Manajemen Data
Ditinjau dari Segi Teknik Manajemen
•File management dan organization hanya untuk satu aplikasi tertentu
untuk beberapa aplikasi untuk corporate data files (diperlukan
database sistems)
Perlu dibuat data dictionary, bukan hanya sekedar data definitions.
Ditinjau dari Segi Pengelolaan Data
•Terjadi pergeseran model pengolahan data, yang tadinya dilakukan
secara tersentralisasi (terpusat) kini menjadi pengolahan data terdesentralisasi atau pengolahan terdistribusi. Artinya setiap komputer yang terhubung pada jaringan dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Ditinjau dari Segi Asal Data
•Berdasarkan asal data yang akan diolah, yang kebanyakan berasala dari
Data Internal kini bergeser dengan melibatkan Data Eksternal .
Ditinjau dari Segi Jenis Data
•Pengolahan data dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan sehingga
menghasilkan informasi. Dengan perkataan lain, yang dulunya hanya melakukan pertukaran data antar organisasi atau unit organisasi, terus meningkat menjadi pertukaran informasi (yang merupakan hasil pengolahan dari data). Selanjutnya bergerak menjadi pengolahan yang berbasis ilmu pengetahuan atau sistem pakar (knowledge sistems atau
expert sistems) sehingga akan menjadi intellectual capital.
Computer Networks
Computer Networks
Gambar 1.2. Model Jaringan Komputer
Ditinjau dari Pemanfaatan Teknologi
Dengan terus berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi maka
penerapan sistem informasi berbasis komputer dan komunikasi (Information
and Communication Technology – ICT) akan terus bergerak dari
•Konsep jaringan setempat (Local Area Network - LAN) kea rah Jaringan
yang sangat luas (Wide Area Network - WAN). Dengan demikian
aplikasi yang diterapkan akan berbasis web.
Gambar 1.3. Model Sistem Jaringan Global (WAN)
•
Selain itu media komunikasi yang digunakan juga akan terus berubah, yang tadinya menggunakan media kabel (Cabling) kini bisa menggunakan media tanpa kabel (wireless).
Ditinjau dari Peralatan yang Terhubung
•Berawal dari komunikasi konvensional yang hanya memanfaatkan
peralatan telekomunikasi saja (misalnya telepon, fax) kini bisa dikombinasikan dengan pemanfaatannya dengan menggunakan juga media Komputer sekaligus (misalnya e-mal, pertukaran data, dll) serta juga dengan penambahan peralatan lain yang ada komponen komputer /
microprocessor(computer-based equipment)
Gambar 1.4. Komputer dan peripheralnya
2.
PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI
Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.
Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen
(SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer
memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
•
Manajer
•
Non-manajer
•Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.
Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.
Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen,
yaitu :
•
Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level)
Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.
•
Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level)
Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.
•
Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level
System informasi manajemen (sim)
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil
keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan
untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatanman aje men.
•
Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :
•
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,
dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
•
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
•
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwaman ajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasiakuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
•
Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan danident ifikas i metode untuk mencapai tujuan tersebut.
•
Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya.Aktivi tas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakankorekt if sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
•
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagaial terna tive disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
•
Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan
transaksi keuangan.
•
Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
•
Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
•
Sistem informasi personalia (personal information systems).
•
Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
•
Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
•
Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
•
Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
•
Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information
systems).
•
Sistem informasi analisisso f tw are
•
Sistem informasi teknik (engineering information systems)
Oleh karena banyaknya para manajer yang kurang memahami tentang Sistem Informasi Manajemen , maka penyusun menyajikan makalah dengan judul “ Sistem Informasi Manajemen “. Dengan demikian , diharapkan nantinya para manajer dapat mengelola perusahaannya dengan baik.
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah dijelaskan di atas , maka diperoleh suatu rumusan masalah
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua
informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis.
Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output)
dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan
tertentu dalam suatu kegiatanmanaj emen.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer
organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
A.DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan w:st="on"gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. w:st="on"Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.
B.UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA
Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat
meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya
C.SISTEM INFORMASI UNTUK MANAJER
Informasi yang diberikan kepada manajer digunakan untuk mengendalikan operasi, strategi
perencanaan jangka panjang & pendek, pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus.
Dalam sistem yang dikomputerisasikan, program secara terus-menerus memantau transaksi pemasukan yang diproses atau yang baru di proses guna pengindetifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan perkecualian yang memperoleh perhatian manajemen.
Semakin tinggi lapisan manajemen akan semakin cenderung menggunakan informasi yang berasal dari luar untuk tujuan pengendalian manajemen. Perbandingan kinerja organisasi dengan statistika ringkasan dari pesaing atau industri rata-rata jelas sangat penting artinya.
D. SISTEM INFORMASI INTELIJEN
Sistem informasi intelijen secara otomatis bertugas mencari dan menganalisis informasi tentang lingkungan sosial, politik, hukum, peraturan perundangan dan ekonomi dari satu atau lebih negara disamping juga tentang kesehatan dan prospek masa depan industri dimana perusahaan bersangkutan merupakan bagian didalamnya serta juga tentang pesaingnya.
Sistem informasi intelijen akan memberikan informasi perencanaan yang para manajer tidak menerima
dari sumber lain.
Sumber informasi intelijen :
1. Lembaga pemerintah.
2. Asosiasi perdagangan industri 3. Perusahaan riset pasar swasta 4. Media w:st="on"massa
5. Kajian khusus yang dilakukan organisasi
Informasi yang diperoleh akan digunakan untuk memahami strategi pesaing, pergeseran halus dalam
selera konsumen.
Unsur pokok dalam informasi intelijen :
1. Profil keperluan informasi dari manajer
2. Sistem penggalian informasi manajemen
3. Sistem pengkodean dan penyimpanan.
4. Sistem analisis data
5. Kajian khusus
6. Sistem pelaporan
7. Pedoman penghapusan data.
Sistem intelijen dapat memberikan banyak keuntungan bagi suatu perusahaan atau lembaga. Sekarang
ini tidak hanya perusahaan besar yang memiliki sistem intelijen banyak perusahaan kecil yang juga
mempunyai.
E.INTEGRASI SISTEM INFORMASI
Integrasi : adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara
rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari SIM. Berbagai sistem
dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara yang sesuai keperluannya.
Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah paling banyak diidentifikasikan dan diitegrasikan karena manajer mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui data apa yang ada dalam sistemnya.
Keuntungan dari integrasi :
1. Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
2. Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar
secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan.
F.EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
A. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para
manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP)
kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
=sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh
manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis
apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang
berasal dari lingkungan eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail,
electronik calendaring, facsimile transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia,
suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
G.KEMAMPUAN SEBUAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya.
Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah
atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis
terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.
H.KEMAMPUAN PELAPORAN
Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar
sesuai dengan bentuk tertentu.
Prinsip pelaporan :
1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting
2. Harus seringkas mungkin
3. Harus disediakan dukungan
4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
5. Setiap laporan harus berformat keputusan
6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja
Jenis-jenis laporan :
1. Laporan periodik
Laporan yang secara rutin dikerjakan
2. Laporan indikator kunci
Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistik
kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.
3. Laporan siap panggil
Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode,
mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya ancaman.
4. Laporan khusus
Laporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois laporan
tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.
5. Laporan perkecualian
Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.
I.INTERFACE ANTARA MANAJER DAN MESIN.
Titik kontak dimana sistem komputer memberikan informasi kepada manajer atau dimana
manajer memberikan data kepada sistem komputer.
Bentuk komunikasi antara manajer dan komputer :
1. Pengembangan program komputer
2. Dialog atau menyelami file
3. Mengakses data
4. Memasukkan inpu
postingan dari : googel
keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan
untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatanman aje men.
•
Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen :
•
Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,
dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
•
Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
•
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwaman ajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasiakuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
•
Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan danident ifikas i metode untuk mencapai tujuan tersebut.
•
Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya.Aktivi tas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakankorekt if sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
•
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagaial terna tive disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:
•
Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan
transaksi keuangan.
•
Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
•
Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
•
Sistem informasi personalia (personal information systems).
•
Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
•
Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
•
Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
•
Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
•
Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information
systems).
•
Sistem informasi analisisso f tw are
•
Sistem informasi teknik (engineering information systems)
Oleh karena banyaknya para manajer yang kurang memahami tentang Sistem Informasi Manajemen , maka penyusun menyajikan makalah dengan judul “ Sistem Informasi Manajemen “. Dengan demikian , diharapkan nantinya para manajer dapat mengelola perusahaannya dengan baik.
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah dijelaskan di atas , maka diperoleh suatu rumusan masalah
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua
informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis.
Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer.
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output)
dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan
tertentu dalam suatu kegiatanmanaj emen.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer
organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1. Kurang organisasi yang wajar
2. Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM : SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama.
Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.
A.DEFINISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan w:st="on"gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Perancangan, penerapan dan pengoperasian SIM adalah mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. w:st="on"Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah.
Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.
B.UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA
Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat
meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya
C.SISTEM INFORMASI UNTUK MANAJER
Informasi yang diberikan kepada manajer digunakan untuk mengendalikan operasi, strategi
perencanaan jangka panjang & pendek, pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus.
Dalam sistem yang dikomputerisasikan, program secara terus-menerus memantau transaksi pemasukan yang diproses atau yang baru di proses guna pengindetifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan perkecualian yang memperoleh perhatian manajemen.
Semakin tinggi lapisan manajemen akan semakin cenderung menggunakan informasi yang berasal dari luar untuk tujuan pengendalian manajemen. Perbandingan kinerja organisasi dengan statistika ringkasan dari pesaing atau industri rata-rata jelas sangat penting artinya.
D. SISTEM INFORMASI INTELIJEN
Sistem informasi intelijen secara otomatis bertugas mencari dan menganalisis informasi tentang lingkungan sosial, politik, hukum, peraturan perundangan dan ekonomi dari satu atau lebih negara disamping juga tentang kesehatan dan prospek masa depan industri dimana perusahaan bersangkutan merupakan bagian didalamnya serta juga tentang pesaingnya.
Sistem informasi intelijen akan memberikan informasi perencanaan yang para manajer tidak menerima
dari sumber lain.
Sumber informasi intelijen :
1. Lembaga pemerintah.
2. Asosiasi perdagangan industri 3. Perusahaan riset pasar swasta 4. Media w:st="on"massa
5. Kajian khusus yang dilakukan organisasi
Informasi yang diperoleh akan digunakan untuk memahami strategi pesaing, pergeseran halus dalam
selera konsumen.
Unsur pokok dalam informasi intelijen :
1. Profil keperluan informasi dari manajer
2. Sistem penggalian informasi manajemen
3. Sistem pengkodean dan penyimpanan.
4. Sistem analisis data
5. Kajian khusus
6. Sistem pelaporan
7. Pedoman penghapusan data.
Sistem intelijen dapat memberikan banyak keuntungan bagi suatu perusahaan atau lembaga. Sekarang
ini tidak hanya perusahaan besar yang memiliki sistem intelijen banyak perusahaan kecil yang juga
mempunyai.
E.INTEGRASI SISTEM INFORMASI
Integrasi : adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu sistem secara
rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem yang lain.
Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari SIM. Berbagai sistem
dapat saling berhubungan satu sama lain dengan berbagai cara yang sesuai keperluannya.
Integrasi sistem informasi dapat bersifat hirarkis yaitu pada tingkat transaksi akan memberikan masukan data kepada sistem tingkat manajerial atau sering pula dalam arah sebaliknya. Interaksi hirarkis adalah paling banyak diidentifikasikan dan diitegrasikan karena manajer mengetahui bahwa informasi harus diringkaskan menurut jalur hirarki disamping sistem yang bersangkutan ada di bawah satu garis komando dan karena manajer dalam bidang fungsional akan lebih banyak mengetahui data apa yang ada dalam sistemnya.
Keuntungan dari integrasi :
1. Membaiknya arus informasi di dalam sebuah organisasi.
2. Mendorong manajer untuk membagikan informasi yang dihasilkan oleh departemennya agar
secara rutin mengalir ke sistem yang lain yang memerlukan.
F.EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
A. Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para
manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.
Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP)
kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
B. Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
C. Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system)
=sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh
manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.
Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis
apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2. Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3. Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4. Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5. Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain organisasi yang
berasal dari lingkungan eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian alternatif.
D. Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail,
electronik calendaring, facsimile transmission.
E. Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia,
suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
G.KEMAMPUAN SEBUAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang dikomputerisasi akan memungkinkan seorang manajer secara sistematis menganalisis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya.
Secara kolektif kemampuan ini menyangkal pernyataan bahwa komputer hanyalah mesin penjumlah
atau kalkulator yang berkapasitas tinggi, sebenarnya komputer tidak dapat mengerjakan sesuatu ia hanya mengerjakan lebih cepat. Sistem informasi komputer dapat memiliki sejumlah kemampuan jauh diatas sistem non komputer. Dan kemampuan ini telah merevolusikan proses manajemen yang menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang telah ada. Beberapa kemampuan teknis
terpenting dalam sistem komputer :
1. Pemrosesan data batch
2. Pemrosesan data tunggal
3. Pemrosesan on-line, real time
4. Komunikasi data dan switching pesan
5. Pemasukan data jarak jauh dan up date file
6. Pencarian records dan analisis
7. Pencarian file
8. Algoritme dan model keputusan
9. Otomatisasi kantor.
H.KEMAMPUAN PELAPORAN
Semua sistem informasi memiliki kemampuan pelaporan dan laporan harus dirancang agar
sesuai dengan bentuk tertentu.
Prinsip pelaporan :
1. Laporan harus menonjolkan informasi terpenting
2. Harus seringkas mungkin
3. Harus disediakan dukungan
4. Sistem pelaporan manajemen biasanya dalam transisi
5. Setiap laporan harus berformat keputusan
6. Terstruktur untuk melaporkan suatu kinerja
Jenis-jenis laporan :
1. Laporan periodik
Laporan yang secara rutin dikerjakan
2. Laporan indikator kunci
Merupakan variasi laporan periodik, laporan ini secara khusus memberikan beberapa statistik
kritis kegiatan operasi harian kepada manajer.
3. Laporan siap panggil
Jenis laporan yang ditetapkan oleh manajer agar tersedia sebelum berakhirnya satu periode,
mungkin karena masalah operasi yang tidak diharapkan atau adanya ancaman.
4. Laporan khusus
Laporan ini sering disebut juga laporan ad-hoc adalah jenis laporan lain dari jenois laporan
tidak terjadwal yang dapat diminta oleh manajer.
5. Laporan perkecualian
Yaitu laporan yang berisi hanya informasi yang dibutuhkan oleh manajer.
I.INTERFACE ANTARA MANAJER DAN MESIN.
Titik kontak dimana sistem komputer memberikan informasi kepada manajer atau dimana
manajer memberikan data kepada sistem komputer.
Bentuk komunikasi antara manajer dan komputer :
1. Pengembangan program komputer
2. Dialog atau menyelami file
3. Mengakses data
4. Memasukkan inpu
postingan dari : googel
sistem informasi akutansi (sia)
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :
• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
• Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
• Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
• Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
• Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
• Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
• Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
MANFAAT
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Salah satu faktor keberhasilan/kesuksesan dalam perancangan suatu sistem informasi adalah dengan melibatkan pemakai sistem tersebut. Akuntan sebagai pemakai sistem informasi akuntansi harus dilibatkan dalam perancangan sistem karena akuntan mempunyai pengetahuan mengenai prinsip-prinsip akuntansi, prinsip-prinsip pengauditan, teknik-teknik sistem informasi, dan metode pengembangan sistem. Perancangan sistem merupakan upaya kolaborasi antara akuntan dengan profesional/spesialis sistem. Akuntan bertanggung jawab untuk sistem konseptualnya sedangkan profesional/spesialis sistem bertanggung jawab untuk sistem fisiknya. Sebagai contoh: manajer departemen kredit akan membutuhkan informasi mengenai kredit para pelanggan untuk mendukung keputusan yang akan dibuatnya. Akuntan menentukan hakikat informasi yang diperlukan, sumber-sumbernya, tujuannya, dan peraturan akuntansi yang perlu diterapkan. Profesional/spesialis sistem menentukan teknologi yang paling ekonomis dan efektif untuk mendapatkan, memproses dan menghasilkan informasi tersebut.
Informasi dari laporan yang dihasilkan SIA harus sesuai dengan kualitas suatu informasi. Salah satunya adalah keandalan data SIA yang akan menghasilkan laporan keuangan tersebut. Baik auditor internal maupun auditor eksternal/public accountant melakukan pengauditan SIA untuk menyediakan kepastian (assurance) mengenai informasi yang terkandung pada laporan keuangan tersebut. Akuntan sebagai auditor perlu mengetes sistem kontrolnya, menilai efisensi dan efektifitas sistem, dan berpartisipasi dalam proses pengembangan sistem. Agar lebih efektif melakukan pekerjaannya, auditor harus memiliki pengetahuan teknik pengembangan sistem, pengendalian, teknologi yang digunakan, dan perancangan dan pengoperasian SIA.
Alasan Mempelajari SIA:
1. Karena Informasi sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan
2. SIA digunakan untuk melakukan kontrol terhadap Aset yang dimiliki organisasi tersebut.
3. Menyiapkan data data keuangan dan non keuangan untuk menjadi informasi yang akurat guna pengambilan keputusan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari SIA :
1. Bagaimana mengumpulkan data dan mengkaitkannya dengan aktivitas organisasi/perusahaan.
2. Bagaiomana caranya menyalurkan data, informasi sehingga berguna bagi pengambilan keputusan
3. Bagaiaman caranya menjamin realbilitas, keakuratan dan ketcepatan data dan informasi yang disajikan.
1) Relevan yaitu informasi harus digunakan tepat oleh pemakai
2) Tepat waktu yaitu informasi tersebut harus mampu disajikan tepat waktu
3) Akurat yaitu informasi tersebut harus tepat nilainya dan tepat
menggambarkan keadaan sebenarnya
Suatu perusahaan bila ingin menghasilkan suatu informasi yang akurat maka harus memiliki sebuah informasi akuntansi yang baik sehingga laporan keuangan maupun informasi keuangan lainnya yang akan disampaikan kepada masyarakat luas akan memperoleh hasil yang sesuai, baik, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Seiring kemajuan teknologi informasi dan persaingan yang semakin ketat, perusahaan beralih pada pendayagunaan sistem informasi yang berbasis komputer dengan harapan dapat meningkatkan kinerja perusahaan tersebut. Penggunaan sistem informasipun berbeda-beda tergantung dari kebutuhan dan pengguna informasi yang ada pada perusahaan tersebut.
Pengembangan sistem informasi sangat penting dilakukan oleh para perusahaan yang mengikuti persaingan. Hal ini dikarenakan dengan adanya pengembangan sistem informasi akan dapat memberikan output berupa informasi yang berguna dalam kegiatan perusahaan dan dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan. Para pengguna informasi memerlukan informasi yang akurat dan handal karena informasi tersebut digunakan dasar dalam pengambilan
keputusan. Sistem informasi yang ada diharapkan dapat memberikan informasi yang jelas kepada semua pengguna informasi secara cepat dan tepat. Secara umum pengembangan sistem informasi dilakukan melalui tiga fase yaitu: analisis sistem, perancangan sistem dan implementasi sistem.
Baik buruknya kinerja dari sebuah sistem informasi akuntansi dapat dilihat melalui kepuasan dari pemakai sistem informasi akuntansi itu sendiri dan kualitas informasi. Soegiharto (2001) mengemukakan bahwa faktor- faktor
yang
mempengaruhi kinerja sistem informasi akuntansi adalah.
1)Keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem informasi
akuntansi (user involvement in AIS development)
2)Kemampuan teknik dari personal sistem informasi akuntansi
(technical capability of AIS personal)
3)Ukuran organisasi (organitation size)
4)Dukungan manajemen puncak (management support)
5)Formalisasi pengembangan sistem informasi (formalization of
information system development)
6)Program pelatihan dan pendidikan pemakai (user trainning and
education program)
7)Keberadaan dewan pengarah sistem informasi (information system
steering committee)
8)Lokasi departemen sistem informasi (location of information sustem
departement)
Penelitian ini menggunakan tujuh (7) faktor yang berpengaruh terhadap kinerja sistem informasi akuntansi yaitu keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem informasi akuntansi, kemampuan teknik dari personal sistem informasi akuntansi, ukuran organisasi, dukungan manajemen puncak, formalisasi pengembangan sistem informasi, program pelatihan dan pendidikan pemakai, keberadaan dewan pengarah sistem informasi dan ada penambahan satu variabel baru yaitu teknologi informasi.
Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable) suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara efektif (effective sensing
radar).
Persaingan bisnis di dunia perdagangan, khususnya Bali sudah semakin ketat. Saat ini perusahaan dagang seharusnya berbenah diri dengan melakukan investasi yang cukup untuk memperoleh sistem informasi yang bagus dan baik yang diharapkan memajukan bisnisnya. Salah satu perusahaan dagang yang memerlukan informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu adalah perusahaan
furniture. Perusahaan furniture menjual berbagai macam keperluan seperti meja,
kursi, lemari dan lain-lain. Perusahaanfurniture awalnya difokuskan kepada
kebutuhan kantor tetapi dengan berkembangnya jaman perusahaanfur nitur e juga
merambah ke bidang lain seperti rumah tangga, hotel maupun restoran.
Sebagai penjual barang dagangan, perusahaanfurniture harus mampu menyediakan tiga hal yaitu produk yang berkualitas dan tersedia, pelayanan pada konsumen, dan pengelolaan secara profesional. Pada jaman sekarang ini banyak perusahaanfur nitur e belum mampu menyediakan tiga hal seperti diatas dikarena sistem informasi yang ada belum memadai. Dalam hal teknologi informasi, masih banyak perusahaan menggunakan teknologi yang lama dimana teknologi tersebut belum dapat memberikan informasi yang maksimal yang dibutuhkan. Hal ini banyak membuat perusahaan gagal untuk berkembang dan menguasai pasar karena adanya keterbatasan fungsi teknologi yang dimilikinya. Diharapkan banyak perusahaan yang menggunakan teknologi yang memadai agar dapat terpenuhinya tujuan perusahaan.
Penggunaan sistem informasi berbasis komputer pada perusahaan
furniture di daerah Denpasar, perlu didukung faktor-faktor penentu keberhasilan
pengembangan sistem informasi agar penggunaan sistem informasi dapat berjalan lancar. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bukti empiris tentang faktor- faktor apa saja yang dapat mempengaruhi kinerja sistem akuntansi yang digunakan pada perusahaanfur nitur e di wilayah Denpasar.
depan. Jadi informasi adalah data yang sudah diproses dan digunakan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan.
C.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Wibowo (2004:1) akuntansi adalah proses identifikasi, pencatatan dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu entitas. Pada dasarnya suatu informasi sangat erat kaitannya dengan kehidupan atau kelangsungan suatu organisasi sehingga produktivitas sebagai suatu hal yang penting agar dapat kompetitif dalam kegiatannya dan dapat ditingkatkan melalui sistem informasi yang lebih baik
Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Menurut Amir (2000:1) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data ekonomik menjadi informasi yang berguna.
D.
Sistem Informasi Berbasis Komputer
Menurut Amir (2000:4) sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. Ada beberapa jenis sistem informasi berbasis komputer antara lain.
1)Sistem pengelolaan data elektronik adalah pemanfaatan teknologi
komputer untuk melakukan pengolahan data transaksi dalam suatu
organisasi
2)Sistem informasi manajemen, menguraikan penggunaan teknologi
komputer untuk menyediakan informasi bagi pengambilan keputusan
para manajer.
3)Sistem pendukung keputusan, dalam sistem ini data diproses dalam
format pengambilan keputusan bagi kepentingan pemakai akhir. Sistem ini mensyaratkan penggunaan model keputusan dan basis data khusus dan benar-benar terpisah dari sistem pengolahan data.
4)Sistem pakar adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang
memanfaatkan pengetahuan tentang bidang aplikasi tertentu untuk
bertindak seperti seorang konsultan ahli bagi pemakainya
5)Sistem informasi eksekutif yaitu sistem yang dibuat bagi kebutuhan
informasi strategik manajemen tingkat pusat.
6)Sistem informasi akuntansi merupakan sistem berbasis komputer yang
dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi Informasi
Menurut Nugroho (2002:59) komputer adalah suatu pengolahan data yang dapat melaksanakan perhitungan secara substansial termasuk operasi hitung- menghitung dan operasi logika tanpa campur tangan manusia. Metode pemrosesan
diposting dari: googel
• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
• Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis harian.
• Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.
• Sistem pelaporan manajemen
yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.
Cara Kerja
Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut :
• Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi?
• Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi?
• Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ?
MANFAAT
Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:
• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan
Salah satu faktor keberhasilan/kesuksesan dalam perancangan suatu sistem informasi adalah dengan melibatkan pemakai sistem tersebut. Akuntan sebagai pemakai sistem informasi akuntansi harus dilibatkan dalam perancangan sistem karena akuntan mempunyai pengetahuan mengenai prinsip-prinsip akuntansi, prinsip-prinsip pengauditan, teknik-teknik sistem informasi, dan metode pengembangan sistem. Perancangan sistem merupakan upaya kolaborasi antara akuntan dengan profesional/spesialis sistem. Akuntan bertanggung jawab untuk sistem konseptualnya sedangkan profesional/spesialis sistem bertanggung jawab untuk sistem fisiknya. Sebagai contoh: manajer departemen kredit akan membutuhkan informasi mengenai kredit para pelanggan untuk mendukung keputusan yang akan dibuatnya. Akuntan menentukan hakikat informasi yang diperlukan, sumber-sumbernya, tujuannya, dan peraturan akuntansi yang perlu diterapkan. Profesional/spesialis sistem menentukan teknologi yang paling ekonomis dan efektif untuk mendapatkan, memproses dan menghasilkan informasi tersebut.
Informasi dari laporan yang dihasilkan SIA harus sesuai dengan kualitas suatu informasi. Salah satunya adalah keandalan data SIA yang akan menghasilkan laporan keuangan tersebut. Baik auditor internal maupun auditor eksternal/public accountant melakukan pengauditan SIA untuk menyediakan kepastian (assurance) mengenai informasi yang terkandung pada laporan keuangan tersebut. Akuntan sebagai auditor perlu mengetes sistem kontrolnya, menilai efisensi dan efektifitas sistem, dan berpartisipasi dalam proses pengembangan sistem. Agar lebih efektif melakukan pekerjaannya, auditor harus memiliki pengetahuan teknik pengembangan sistem, pengendalian, teknologi yang digunakan, dan perancangan dan pengoperasian SIA.
Alasan Mempelajari SIA:
1. Karena Informasi sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan
2. SIA digunakan untuk melakukan kontrol terhadap Aset yang dimiliki organisasi tersebut.
3. Menyiapkan data data keuangan dan non keuangan untuk menjadi informasi yang akurat guna pengambilan keputusan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari SIA :
1. Bagaimana mengumpulkan data dan mengkaitkannya dengan aktivitas organisasi/perusahaan.
2. Bagaiomana caranya menyalurkan data, informasi sehingga berguna bagi pengambilan keputusan
3. Bagaiaman caranya menjamin realbilitas, keakuratan dan ketcepatan data dan informasi yang disajikan.
1) Relevan yaitu informasi harus digunakan tepat oleh pemakai
2) Tepat waktu yaitu informasi tersebut harus mampu disajikan tepat waktu
3) Akurat yaitu informasi tersebut harus tepat nilainya dan tepat
menggambarkan keadaan sebenarnya
Suatu perusahaan bila ingin menghasilkan suatu informasi yang akurat maka harus memiliki sebuah informasi akuntansi yang baik sehingga laporan keuangan maupun informasi keuangan lainnya yang akan disampaikan kepada masyarakat luas akan memperoleh hasil yang sesuai, baik, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Seiring kemajuan teknologi informasi dan persaingan yang semakin ketat, perusahaan beralih pada pendayagunaan sistem informasi yang berbasis komputer dengan harapan dapat meningkatkan kinerja perusahaan tersebut. Penggunaan sistem informasipun berbeda-beda tergantung dari kebutuhan dan pengguna informasi yang ada pada perusahaan tersebut.
Pengembangan sistem informasi sangat penting dilakukan oleh para perusahaan yang mengikuti persaingan. Hal ini dikarenakan dengan adanya pengembangan sistem informasi akan dapat memberikan output berupa informasi yang berguna dalam kegiatan perusahaan dan dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan. Para pengguna informasi memerlukan informasi yang akurat dan handal karena informasi tersebut digunakan dasar dalam pengambilan
keputusan. Sistem informasi yang ada diharapkan dapat memberikan informasi yang jelas kepada semua pengguna informasi secara cepat dan tepat. Secara umum pengembangan sistem informasi dilakukan melalui tiga fase yaitu: analisis sistem, perancangan sistem dan implementasi sistem.
Baik buruknya kinerja dari sebuah sistem informasi akuntansi dapat dilihat melalui kepuasan dari pemakai sistem informasi akuntansi itu sendiri dan kualitas informasi. Soegiharto (2001) mengemukakan bahwa faktor- faktor
yang
mempengaruhi kinerja sistem informasi akuntansi adalah.
1)Keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem informasi
akuntansi (user involvement in AIS development)
2)Kemampuan teknik dari personal sistem informasi akuntansi
(technical capability of AIS personal)
3)Ukuran organisasi (organitation size)
4)Dukungan manajemen puncak (management support)
5)Formalisasi pengembangan sistem informasi (formalization of
information system development)
6)Program pelatihan dan pendidikan pemakai (user trainning and
education program)
7)Keberadaan dewan pengarah sistem informasi (information system
steering committee)
8)Lokasi departemen sistem informasi (location of information sustem
departement)
Penelitian ini menggunakan tujuh (7) faktor yang berpengaruh terhadap kinerja sistem informasi akuntansi yaitu keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem informasi akuntansi, kemampuan teknik dari personal sistem informasi akuntansi, ukuran organisasi, dukungan manajemen puncak, formalisasi pengembangan sistem informasi, program pelatihan dan pendidikan pemakai, keberadaan dewan pengarah sistem informasi dan ada penambahan satu variabel baru yaitu teknologi informasi.
Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable) suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan serta mendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secara efektif (effective sensing
radar).
Persaingan bisnis di dunia perdagangan, khususnya Bali sudah semakin ketat. Saat ini perusahaan dagang seharusnya berbenah diri dengan melakukan investasi yang cukup untuk memperoleh sistem informasi yang bagus dan baik yang diharapkan memajukan bisnisnya. Salah satu perusahaan dagang yang memerlukan informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu adalah perusahaan
furniture. Perusahaan furniture menjual berbagai macam keperluan seperti meja,
kursi, lemari dan lain-lain. Perusahaanfurniture awalnya difokuskan kepada
kebutuhan kantor tetapi dengan berkembangnya jaman perusahaanfur nitur e juga
merambah ke bidang lain seperti rumah tangga, hotel maupun restoran.
Sebagai penjual barang dagangan, perusahaanfurniture harus mampu menyediakan tiga hal yaitu produk yang berkualitas dan tersedia, pelayanan pada konsumen, dan pengelolaan secara profesional. Pada jaman sekarang ini banyak perusahaanfur nitur e belum mampu menyediakan tiga hal seperti diatas dikarena sistem informasi yang ada belum memadai. Dalam hal teknologi informasi, masih banyak perusahaan menggunakan teknologi yang lama dimana teknologi tersebut belum dapat memberikan informasi yang maksimal yang dibutuhkan. Hal ini banyak membuat perusahaan gagal untuk berkembang dan menguasai pasar karena adanya keterbatasan fungsi teknologi yang dimilikinya. Diharapkan banyak perusahaan yang menggunakan teknologi yang memadai agar dapat terpenuhinya tujuan perusahaan.
Penggunaan sistem informasi berbasis komputer pada perusahaan
furniture di daerah Denpasar, perlu didukung faktor-faktor penentu keberhasilan
pengembangan sistem informasi agar penggunaan sistem informasi dapat berjalan lancar. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bukti empiris tentang faktor- faktor apa saja yang dapat mempengaruhi kinerja sistem akuntansi yang digunakan pada perusahaanfur nitur e di wilayah Denpasar.
depan. Jadi informasi adalah data yang sudah diproses dan digunakan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan.
C.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Wibowo (2004:1) akuntansi adalah proses identifikasi, pencatatan dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu entitas. Pada dasarnya suatu informasi sangat erat kaitannya dengan kehidupan atau kelangsungan suatu organisasi sehingga produktivitas sebagai suatu hal yang penting agar dapat kompetitif dalam kegiatannya dan dapat ditingkatkan melalui sistem informasi yang lebih baik
Sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Menurut Amir (2000:1) sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data ekonomik menjadi informasi yang berguna.
D.
Sistem Informasi Berbasis Komputer
Menurut Amir (2000:4) sistem informasi akuntansi berbasis komputer merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. Ada beberapa jenis sistem informasi berbasis komputer antara lain.
1)Sistem pengelolaan data elektronik adalah pemanfaatan teknologi
komputer untuk melakukan pengolahan data transaksi dalam suatu
organisasi
2)Sistem informasi manajemen, menguraikan penggunaan teknologi
komputer untuk menyediakan informasi bagi pengambilan keputusan
para manajer.
3)Sistem pendukung keputusan, dalam sistem ini data diproses dalam
format pengambilan keputusan bagi kepentingan pemakai akhir. Sistem ini mensyaratkan penggunaan model keputusan dan basis data khusus dan benar-benar terpisah dari sistem pengolahan data.
4)Sistem pakar adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang
memanfaatkan pengetahuan tentang bidang aplikasi tertentu untuk
bertindak seperti seorang konsultan ahli bagi pemakainya
5)Sistem informasi eksekutif yaitu sistem yang dibuat bagi kebutuhan
informasi strategik manajemen tingkat pusat.
6)Sistem informasi akuntansi merupakan sistem berbasis komputer yang
dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi Informasi
Menurut Nugroho (2002:59) komputer adalah suatu pengolahan data yang dapat melaksanakan perhitungan secara substansial termasuk operasi hitung- menghitung dan operasi logika tanpa campur tangan manusia. Metode pemrosesan
diposting dari: googel
Otomatisasi kantor (office automation)
Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis
• Definisi OA
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
• Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.
• Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
• Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
• Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
• Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
• Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
• Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio
Tujuan OA :
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan
di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas
pekerjaan
Tujuan OA masa kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
Pengguna OA
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori yang pengguna OA, yaitu :
1. Manajer
adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional
tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris
bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif
melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
Aplikasi OA
1. Pengolahan Kata
Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.
2. Surat elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan
3. Voice mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
4. Kalender elektronik
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik
5. Konferensi Audio
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Keuntungan konferensi audio :
- Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan.
- Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
- Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
6. Konferensi video
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer
3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
- Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat
penerimaan.
- Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan
orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
- Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan
pendekatan konferensi yang paling mahal.
7. Konferensi Komputer
- Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
- Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
- Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.
- konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.
8. Transmisi faxsimili
- FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
- Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.
9.Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu :
- Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
- Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext
yang disediakan oleh jasa tersebut.
- Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.
10. Pencitraan (imaging)
Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.
11.Deskstop Publishing (DTP)
Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.
KANTOR VIRTUAL
• Definisi
Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik
Keuntungan dari kantor virtual:
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
Kerugian dari kantor virtual:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga
Strategi yang disarankan untuk kantor virtual
1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi
3. Sediakan perlengkapan non komputer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
Referensi:
Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo, Jakarta. 2001
JENIS JENIS APLIKASI OTOMATISASI KANTOR
Ada 11 aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :
1. WORD PROCESSING
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
Contoh software : (diambil 1 saja dan free download)
OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc .odt .rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).
2. ELECTRONIK MAIL
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
Metode pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)
Cara membaca surat elektronik
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
• Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
• Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
• Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
• Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
• Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
o dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima, o dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
• Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
3. VOICE MAIL
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Contoh software:
Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software buatan Aledentsoft ini menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Message. Keuntungan tersebut tentunya sangat mendukung bagi bisnis internet café dan game center.
Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna dapat menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat membantu dalam hal bisnis dan pendidikan. Selain itu, Voice Connector juga dapat mengirimkan pesan teks. Keduanya baik itu koneksi suara dan teks dapat digunakan secara P2P (phone to phone atau peer to peer) mode dan juga broadcast mode (pengguna dapat berbicara dengan banyak pengguna lainnya bersamaan).
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
Contoh :
softwarenya ada disini
5. AUDIO CONFERENCING
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Contoh software :
FireWire adalah adalah merek dagang Apple sekaligus nama yang paling populer untuk standar kabel data antar-muka berseri IEEE 1394. Sony memperkenalkan IEEE 1394 dengan nama i.Link. Meski namanya berbeda-beda, ketiganya (FireWire, IEEE 1394 dan i.Link) sama-sama menunjuk pada jenis kabel data yang mampu mengirim data dengan kecepatan sangat cepat, sampai pada rata-rata 400 megabit per detik (Mbps). FireWire diklaim sebagai saluran penghantar data yang paling cepat dan stabil diantara saluran lain seperti USB.
6. VIDEO CONFERENCING
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada
peralatan yang digunakan ), yaitu :
1. Video satu arah dan audio satu arah
2. Video satu arah dan audio dua arah
3. Video dan audio dua arah
Pengaplikasiannya :
Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World Wide Web, program instant messaging, atau aplikasi video call. Istilah webcam merujuk pada teknologi secara umumnya, sehingga kata web terkadang diganti dengan kata lain yang mendeskripsikan pemandangan yang ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam yang memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan pemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam yang digunakan untuk memonitor keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather Cam, bahkan keadaan gunung berapi dengan VolcanoCam. Webcam atau web camera adalah sebuah kamera video digital kecil yang dihubungkan ke komputer melalui (biasanya) port USB ataupun port COM.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikotayang berlainan.
Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
Proses kerja
Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.
9. VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
SEJARAH VIDEO TEXT
Videoteks dikembangkan oleh Sam Fedida beserta rekan-rekannya di British Telecommunications Research Laboratories pada tahun 1971. Motivasi pengembangan teknologi yang mulai diujicobakan pada 1976 ini adalah untuk memberi kemudahan bagi masyarakat. Yakni melalui peningkatan penggunaan telepon, kebutuhan pelayanan informasi yang interaktif, dan sebagainya. Selanjutnya, videoteks berkembang semakin pesat dengan rentang pengguna yang luas, dari rumah tangga hingga perusahaan atau kantor-kantor besar. Perkembangan videoteks pada tahun 80-an dimulai dengan lahirnya empat sistem videoteks yang masing-masing saling tidak kompatibel. Tentunya, keempat videoteks yang dikembangkan di negara-negara yang berbeda ini masing-masing bertujuan memenangkan pasar dengan dukungan dana yang sangat besar dari pemerintah. Keempat videoteks tersebut adalah;
a.PRESTEL, diperkenalkan oleh kantor pos Inggris sebagai pelayanan videoteks komersial pertama di dunia pada tahun 1979. Hingga 1981, diperkirakan 10.000 terminal videoteks PRESTEL telah digunakan dengan lebih dari 500 provider informasi. Kemudian, di tahun 1982, PRESTEL meluncurkan layanan baru GATEWAY yang memperluas layanan ke database yang telah ada. Data terakhir pada pertengahan 1980-an, PRESTEL telah memiliki 250.000 orang pengguna dengan 50.000 terminal.
b.ANTIOPE, diciptakan oleh badan penyiaran dan pos Perancis. Pada tahun 1986, lebih dari 2000 provider informasi dan jasa yang telah tergabung dalam terminal videoteks, meliputi 150 pelayanan media, 150 pelayanan finansial dan bank, 150 pedagang retail, dan sisanya tersebar dalam bidang pariwisata, pendidikan, pelayanan pemerintah, pertanian, kesehatan, transportasi, asuransi, dan industri.
c.TELIDON, didanai oleh departemen komunikasi Kanada dan menghadirkan sistem yang berbeda secara radikal.
d.CAPTAIN, diluncurkan oleh Jepang pada tahun 1980.
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
Contohnya : situs penyedia seperti photobucket
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
Contoh :
Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.
di posting dari: googel
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis
• Definisi OA
Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
• Sistem Elektronik Formal dan Informal. Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.
• Komunikasi Informasi. Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.
• Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan. Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
• Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
• Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
• Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
• Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio
Tujuan OA :
1. Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan
di kantor
3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas
pekerjaan
Tujuan OA masa kini
1. Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
3. Pelengkap – Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.
Pengguna OA
OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori yang pengguna OA, yaitu :
1. Manajer
adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional
tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris
bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif
melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.
Aplikasi OA
1. Pengolahan Kata
Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.
2. Surat elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan
3. Voice mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.
4. Kalender elektronik
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik
5. Konferensi Audio
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Keuntungan konferensi audio :
- Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan.
- Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
- Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat
6. Konferensi video
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer
3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
- Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat
penerimaan.
- Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan
orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.
- Video dan Audio Dua Arah
Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan
pendekatan konferensi yang paling mahal.
7. Konferensi Komputer
- Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.
- Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.
- Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.
- konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.
8. Transmisi faxsimili
- FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
- Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.
9.Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu :
- Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
- Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext
yang disediakan oleh jasa tersebut.
- Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.
10. Pencitraan (imaging)
Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.
11.Deskstop Publishing (DTP)
Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.
KANTOR VIRTUAL
• Definisi
Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik
Keuntungan dari kantor virtual:
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi sosial
Kerugian dari kantor virtual:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga
Strategi yang disarankan untuk kantor virtual
1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi
3. Sediakan perlengkapan non komputer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja
Referensi:
Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajamen. PT Prenhaslindo, Jakarta. 2001
JENIS JENIS APLIKASI OTOMATISASI KANTOR
Ada 11 aplikasi otomatisasi kantor yang telah diketahui, yaitu :
1. WORD PROCESSING
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.
Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
Contoh software : (diambil 1 saja dan free download)
OpenOffice.org Writer adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang berfungsi untuk mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc .odt .rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing, Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul heading. Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and number yang sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).
2. ELECTRONIK MAIL
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
Metode pengiriman
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan. Untuk lebih jelasnya lihat diagram dibawah. Contoh yang dipakai adalah layanan SMTP dan POP3.
Saya menulis surel → e-mail client (di komputer saya) → SMTP server penyedia e-mail saya → Internet → POP3 server penyedia e-mail penerima → e-mail client (di komputer si penerima) → surat dibaca si penerima Terlihat surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakan PGP, sertifikat digital, dan lain-lain)
Cara membaca surat elektronik
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
• Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
• Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin penting:
• Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya,
• Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
• Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
• Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
o dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah akses penerima, o dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
• Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda BERTERIAK.
• Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
3. VOICE MAIL
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.
Contoh software:
Voice Connector adalah aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan teks dalam jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup aplikasi yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software buatan Aledentsoft ini menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Message. Keuntungan tersebut tentunya sangat mendukung bagi bisnis internet café dan game center.
Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail dimana pengguna dapat menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu dapat membantu dalam hal bisnis dan pendidikan. Selain itu, Voice Connector juga dapat mengirimkan pesan teks. Keduanya baik itu koneksi suara dan teks dapat digunakan secara P2P (phone to phone atau peer to peer) mode dan juga broadcast mode (pengguna dapat berbicara dengan banyak pengguna lainnya bersamaan).
4. ELECTRONIC CALENDARING
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
Contoh :
softwarenya ada disini
5. AUDIO CONFERENCING
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Contoh software :
FireWire adalah adalah merek dagang Apple sekaligus nama yang paling populer untuk standar kabel data antar-muka berseri IEEE 1394. Sony memperkenalkan IEEE 1394 dengan nama i.Link. Meski namanya berbeda-beda, ketiganya (FireWire, IEEE 1394 dan i.Link) sama-sama menunjuk pada jenis kabel data yang mampu mengirim data dengan kecepatan sangat cepat, sampai pada rata-rata 400 megabit per detik (Mbps). FireWire diklaim sebagai saluran penghantar data yang paling cepat dan stabil diantara saluran lain seperti USB.
6. VIDEO CONFERENCING
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
Tiga konfigurasi video conferencing ( tergantung pada
peralatan yang digunakan ), yaitu :
1. Video satu arah dan audio satu arah
2. Video satu arah dan audio dua arah
3. Video dan audio dua arah
Pengaplikasiannya :
Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi kamera real-time (bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa diakses atau dilihat melalui World Wide Web, program instant messaging, atau aplikasi video call. Istilah webcam merujuk pada teknologi secara umumnya, sehingga kata web terkadang diganti dengan kata lain yang mendeskripsikan pemandangan yang ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam yang memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan pemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam yang digunakan untuk memonitor keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather Cam, bahkan keadaan gunung berapi dengan VolcanoCam. Webcam atau web camera adalah sebuah kamera video digital kecil yang dihubungkan ke komputer melalui (biasanya) port USB ataupun port COM.
7. COMPUTER CONFERENCING
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama. Istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikotayang berlainan.
Contoh aplikasi sama seperti AUDIO CONFERENCING.
8. FACSIMILE TRANSMISSION
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
Proses kerja
Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan, maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.
9. VIDEOTEXT
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
SEJARAH VIDEO TEXT
Videoteks dikembangkan oleh Sam Fedida beserta rekan-rekannya di British Telecommunications Research Laboratories pada tahun 1971. Motivasi pengembangan teknologi yang mulai diujicobakan pada 1976 ini adalah untuk memberi kemudahan bagi masyarakat. Yakni melalui peningkatan penggunaan telepon, kebutuhan pelayanan informasi yang interaktif, dan sebagainya. Selanjutnya, videoteks berkembang semakin pesat dengan rentang pengguna yang luas, dari rumah tangga hingga perusahaan atau kantor-kantor besar. Perkembangan videoteks pada tahun 80-an dimulai dengan lahirnya empat sistem videoteks yang masing-masing saling tidak kompatibel. Tentunya, keempat videoteks yang dikembangkan di negara-negara yang berbeda ini masing-masing bertujuan memenangkan pasar dengan dukungan dana yang sangat besar dari pemerintah. Keempat videoteks tersebut adalah;
a.PRESTEL, diperkenalkan oleh kantor pos Inggris sebagai pelayanan videoteks komersial pertama di dunia pada tahun 1979. Hingga 1981, diperkirakan 10.000 terminal videoteks PRESTEL telah digunakan dengan lebih dari 500 provider informasi. Kemudian, di tahun 1982, PRESTEL meluncurkan layanan baru GATEWAY yang memperluas layanan ke database yang telah ada. Data terakhir pada pertengahan 1980-an, PRESTEL telah memiliki 250.000 orang pengguna dengan 50.000 terminal.
b.ANTIOPE, diciptakan oleh badan penyiaran dan pos Perancis. Pada tahun 1986, lebih dari 2000 provider informasi dan jasa yang telah tergabung dalam terminal videoteks, meliputi 150 pelayanan media, 150 pelayanan finansial dan bank, 150 pedagang retail, dan sisanya tersebar dalam bidang pariwisata, pendidikan, pelayanan pemerintah, pertanian, kesehatan, transportasi, asuransi, dan industri.
c.TELIDON, didanai oleh departemen komunikasi Kanada dan menghadirkan sistem yang berbeda secara radikal.
d.CAPTAIN, diluncurkan oleh Jepang pada tahun 1980.
10. IMAGE STORAGE AND RETRIEVAL
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.
Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
Contohnya : situs penyedia seperti photobucket
11. DESKTOP PUBLISHING
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
Contoh :
Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi Windows yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System 2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher 2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.
di posting dari: googel
Langganan:
Postingan (Atom)